院行政〔2022〕87號(hào)

第一章 總則

第一條 為進(jìn)一步規(guī)范我校檔案工作，提高檔案收集、管理、利用水平，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校事業(yè)發(fā)展中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》（2020年修訂）《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》和《安徽省高等學(xué)校檔案管理實(shí)施辦法》等要求，結(jié)合我校實(shí)際情況，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱的檔案，是指我校從事招生、教學(xué)、科研、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物、電子等不同形式和載體的歷史記錄。

第三條 堅(jiān)持“黨管檔案”原則，加強(qiáng)學(xué)校黨委對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的制度，從人力、財(cái)力、物力等方面保證檔案工作開(kāi)展的需要。

第二章 管理體制、機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配備

第四條 學(xué)校檔案館既是學(xué)校檔案工作的職能管理部門(mén)，又是永久保存和提供利用本校檔案資料的支撐機(jī)構(gòu)，對(duì)全校的檔案事業(yè)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導(dǎo)。其業(yè)務(wù)接受安徽省教育廳、安徽省檔案館和合肥市檔案局的指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。

第五條 檔案工作由學(xué)校主要負(fù)責(zé)人分管,其職責(zé)是：

（一）貫徹執(zhí)行國(guó)家、安徽省、合肥市關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，批準(zhǔn)學(xué)校檔案工作規(guī)章制度；

（二）負(fù)責(zé)將檔案工作納入學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展；

（三）推進(jìn)學(xué)校檔案事業(yè)的建設(shè)與發(fā)展，聽(tīng)取學(xué)校檔案館工作匯報(bào)，及時(shí)研究、解決檔案工作中出現(xiàn)的重要問(wèn)題，落實(shí)人員編制、檔案庫(kù)房和發(fā)展檔案事業(yè)所需的設(shè)備，改善檔案工作條件，使檔案工作與學(xué)校的其他各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展；

（四）研究決定全校檔案工作中的重要獎(jiǎng)懲和其他重大問(wèn)題。

第六條 學(xué)校檔案館為副處級(jí)建制，掛靠學(xué)校黨政辦公室管理。內(nèi)設(shè)收集指導(dǎo)科和管理利用科。其主要職責(zé)是：

（一）貫徹執(zhí)行國(guó)家、安徽省、合肥市和學(xué)校有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，綜合管理學(xué)校檔案工作；
（二）擬定學(xué)校檔案工作規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)貫徹落實(shí)；
（三）負(fù)責(zé)收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管學(xué)校的各類檔案及有關(guān)資料；
（四）編制檔案檢索工具，開(kāi)展校史研究，出版檔案史料，開(kāi)發(fā)檔案信息資源；
（五）組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作；
（六）做好檔案的開(kāi)放和利用工作；
（七）開(kāi)展學(xué)校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)；
（八）利用檔案開(kāi)展多種形式的宣傳教育活動(dòng)，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能；
（九）進(jìn)行檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng)；
（十）對(duì)學(xué)校所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

第七條 各單位須明確一名檔案工作負(fù)責(zé)人，并配備至少一名兼職檔案員。檔案工作負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織本單位相關(guān)人員學(xué)習(xí)、貫徹檔案工作法律、政策和規(guī)章制度，將檔案工作納入本單位和兼職檔案員的崗位職責(zé)，保障兼職檔案員完成檔案工作必需的時(shí)間和條件，并作為年度考核重要內(nèi)容，督促兼職檔案員將本部門(mén)應(yīng)歸檔的文件材料按時(shí)向?qū)W校檔案館移交。兼職檔案員要保持相對(duì)穩(wěn)定，負(fù)責(zé)文件材料的收集、整理、立卷和歸檔，主動(dòng)接受學(xué)校檔案館的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，確保歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。

第八條 檔案工作人員要忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，具備檔案專業(yè)知識(shí)和一定的科學(xué)文化知識(shí)。檔案工作人員中的涉密人員，要按照相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定予以審查批準(zhǔn)。

第三章 條件保障

第九條 學(xué)校檔案館要符合安全標(biāo)準(zhǔn)，配備符合要求的檔案庫(kù)房和管理設(shè)施。檔案館庫(kù)要自成體系。庫(kù)房面積要滿足檔案工作發(fā)展的需要，留有存儲(chǔ)發(fā)展空間。

第十條 學(xué)校及時(shí)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，保障檔案信息化建設(shè)與數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行。

第十一條 檔案工作所需要的經(jīng)費(fèi)單獨(dú)立項(xiàng)，列入學(xué)校預(yù)算，以保證檔案工作需要。學(xué)校要根據(jù)需要?jiǎng)潛苜Y金，用于檔案工作所需的裝具、設(shè)備及人員培訓(xùn)等業(yè)務(wù)需求。

第四章 檔案的管理

第十二條 建立和完善文件材料歸檔制度，并納入學(xué)校教學(xué)、科研和黨政管理人員的職責(zé)范圍內(nèi)，做到每項(xiàng)教學(xué)、科研、黨政管理等工作，都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料歸檔保存。

第十三條 各部門(mén)在教學(xué)、科研和黨政管理活動(dòng)中形成的文件材料屬于歸檔范圍的，要定期向檔案館移交。任何部門(mén)或個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。
   第十四條 各項(xiàng)工作與檔案工作實(shí)行 “四同步”，即在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作時(shí)，要同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。

第十五條 紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料要同步歸檔，包括紙質(zhì)、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式。文件材料的歸檔范圍是：

（一）黨群類：主要包括學(xué)校黨委、工會(huì)、團(tuán)委、民主黨派等組織的各種會(huì)議文件、會(huì)議記錄及紀(jì)要；各黨群部門(mén)的工作計(jì)劃、總結(jié)；上級(jí)機(jī)關(guān)與學(xué)校關(guān)于黨群管理的文件材料；

（二）行政類：主要包括學(xué)校行政工作的各種會(huì)議文件、會(huì)議記錄及紀(jì)要；上級(jí)機(jī)關(guān)與學(xué)校關(guān)于人事管理、行政管理的材料；

（三）學(xué)生類：主要包括新生錄取名冊(cè)、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、學(xué)位授予文件、畢業(yè)生去向名單、畢業(yè)證學(xué)位證簽領(lǐng)表等；

（四）教學(xué)類：主要包括反映教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等活動(dòng)的文件材料。按國(guó)家最新的《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；

（五）科研類：按國(guó)家最新的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》及《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》執(zhí)行；

（六）基本建設(shè)類：按最新的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》及《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》執(zhí)行；

（七）儀器設(shè)備類：主要包括各種國(guó)產(chǎn)和國(guó)外引進(jìn)的精密、貴重、稀缺儀器設(shè)備（價(jià)值在20萬(wàn)元以上）的全套隨機(jī)技術(shù)文件以及在接收、使用、維修和改進(jìn)工作中形成的文件材料；

（八）出版物類：主要包括高等學(xué)校自行編輯出版的學(xué)報(bào)、其他學(xué)術(shù)刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書(shū)、正式出版物及出版發(fā)行記錄等；

（九）外事類：主要包括學(xué)校派遣有關(guān)人員出席國(guó)際會(huì)議、出國(guó)考察、講學(xué)、合作研究、學(xué)習(xí)進(jìn)修的材料；學(xué)校聘請(qǐng)的境外專家、教師在教學(xué)、科研等活動(dòng)中形成的材料；學(xué)校開(kāi)展校際交流、中外合作辦學(xué)、境外辦學(xué)及管理外國(guó)或者港澳臺(tái)地區(qū)專家、教師、國(guó)際學(xué)生、港澳臺(tái)學(xué)生等的材料；學(xué)校授予境外人士名譽(yù)職務(wù)、學(xué)位、稱號(hào)等的材料；

（十）財(cái)會(huì)類：按國(guó)家最新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和《安徽省會(huì)計(jì)檔案管理辦法實(shí)施細(xì)則》執(zhí)行；

（十一）干部人事類：納入高等學(xué)校管理的教職工人事檔案按國(guó)家最新的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》執(zhí)行；

（十二）著名人物類：對(duì)本校發(fā)展有重大貢獻(xiàn)、重要影響者在工作、生活中形成的具有保存、利用價(jià)值的文件材料；

（十三）學(xué)校發(fā)展需要應(yīng)該歸檔的其它材料。

第十六條 有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門(mén)要會(huì)同檔案館對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料加以審查，簽署意見(jiàn)；沒(méi)有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料的項(xiàng)目，不予驗(yàn)收，不予上報(bào)成果。

第十七條 學(xué)校實(shí)行檔案材料形成單位（部門(mén)）、課題組立卷的歸檔制度。負(fù)責(zé)檔案工作的人員要按照歸檔要求，按照紙質(zhì)文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律，對(duì)文件材料系統(tǒng)整理組卷，編制頁(yè)號(hào)或者件號(hào)，制作卷內(nèi)目錄，交單位負(fù)責(zé)檔案工作的人員檢查合格后向?qū)W校檔案館移交。

第十八條 歸檔的紙質(zhì)文件所使用的書(shū)寫(xiě)、紙張、裝訂材料等要符合檔案保護(hù)要求。電子文件的歸檔要求按照國(guó)家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》執(zhí)行。

第十九條 歸檔時(shí)間與要求:

（一）各黨政部門(mén)和能按年度歸檔的部門(mén)，要在次年4月底前歸檔；

（二）各教學(xué)部門(mén)和能按學(xué)年度歸檔的部門(mén)，要在次學(xué)年9月底前歸檔；

（三）科研類檔案在項(xiàng)目完成后2個(gè)月內(nèi)歸檔，基建類檔案在項(xiàng)目完成竣工驗(yàn)收備案后2個(gè)月內(nèi)歸檔；

（四）財(cái)會(huì)部門(mén)及各經(jīng)濟(jì)實(shí)體單位，在會(huì)計(jì)年度終結(jié)后，可暫由財(cái)會(huì)部門(mén)保管1-2年，期滿后的次年5月底前歸檔；

（五）儀器設(shè)備類檔案在驗(yàn)收后的6個(gè)月內(nèi)歸檔；

（六）聲像類檔案（光盤(pán)、照片、錄音帶、錄像帶等）在文件形成的年終歸檔，重要的要即時(shí)歸檔；

（七）實(shí)物類檔案（學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)中形成的有紀(jì)念意義或有保存價(jià)值的物品）要即時(shí)歸檔；

（八）干部人事檔案材料由干部、人事相關(guān)部門(mén)審核把關(guān)，檔案不齊全、不符合要求的不予歸檔。符合條件的按照干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定：在材料形成之日起一個(gè)月內(nèi)按要求歸檔。
    第二十條 教職員工個(gè)人在其從事教學(xué)、科研、黨政管理等職務(wù)活動(dòng)中形成的各種載體形式的文件材料，必須按照規(guī)定向?qū)W校檔案館移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。
    第二十一條 學(xué)校檔案館要遵循檔案分類的規(guī)則，按照《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》與《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，結(jié)合我校的實(shí)際情況，編制全校檔案分類大綱和編號(hào)方案。歸檔的文件材料必須依照檔案分類大綱和編號(hào)方案以及部門(mén)立件(卷)的原則，由文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行分類、組卷、編目和編號(hào)。
    第二十二條  建立健全檔案安全管理制度。對(duì)檔案要定期進(jìn)行檢查，切實(shí)做好檔案的防潮濕、防高溫、防光、防塵、防鼠、防盜、防火、防污染等工作，確保檔案的安全。
    第二十三條  銷(xiāo)毀檔案必須按國(guó)家規(guī)定的程序和辦法進(jìn)行。禁止擅自銷(xiāo)毀檔案。
    第二十四條  加強(qiáng)對(duì)保密檔案的管理。保密檔案密級(jí)的變更和解密，依照《中華人民共和國(guó)保密法》及其實(shí)施辦法的規(guī)定辦理。
    第二十五條  檔案管理的現(xiàn)代化要納入學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，同步發(fā)展。

第五章 檔案的開(kāi)發(fā)與利用

 第二十六條 學(xué)校檔案館要采取多種措施，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源和檢索工具，加強(qiáng)檔案編研工作（年鑒、大事紀(jì)）等，更好地為學(xué)校教學(xué)、科研和黨政管理服務(wù)。
    第二十七條 任何單位和個(gè)人查閱學(xué)校檔案館保存的檔案原件，均須出示單位介紹信或持有個(gè)人身份證等合法證明，經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人同意后，履行相關(guān)登記手續(xù)后方可查閱。境外組織或個(gè)人需利用學(xué)校檔案的，檔案涉及重大問(wèn)題或黨和國(guó)家秘密，均要按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理。

第二十八條 學(xué)校檔案館提供利用的檔案，應(yīng)當(dāng)用復(fù)制件或縮微品，蓋有檔案館印章，具有與檔案原件同等的效力。社會(huì)組織和個(gè)人利用其所移交、捐贈(zèng)的檔案，校檔案館要無(wú)償并優(yōu)先提供。

第二十九條 查閱、摘錄、復(fù)制未開(kāi)放的檔案，要經(jīng)校檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。需要利用涉密檔案的，要經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)。

第三十條 學(xué)校檔案館要采取多種形式，積極開(kāi)展檔案宣傳工作。

第六章 獎(jiǎng)勵(lì)與處罰

第三十一條 校檔案館要建立檢查、考核和評(píng)估制度，明確崗位職責(zé)。對(duì)表現(xiàn)突出的給予表彰、獎(jiǎng)勵(lì)：

（一）對(duì)檔案的收集、整理、提供利用做出顯著成績(jī)的；

（二）對(duì)檔案的保護(hù)和現(xiàn)代化管理做出顯著成績(jī)的；

（三）對(duì)檔案學(xué)研究做出重要貢獻(xiàn)的；

（四）將重要的或者珍貴的檔案捐贈(zèng)給國(guó)家的；

（五）同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭(zhēng)，表現(xiàn)突出的。

第三十二條 對(duì)于違反《中華人民共和國(guó)檔案法》、《安徽省檔案條例》的行為，要按照《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》及《安徽省檔案條例》規(guī)定的程序和處理方法予以處罰，并按有關(guān)規(guī)定建立備案制度。下列行為之一的，學(xué)校應(yīng)對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分；構(gòu)成犯罪的，由司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。

（一）玩忽職守，造成檔案損壞、丟失或者擅自銷(xiāo)毀檔案的；

（二）違反保密規(guī)定，擅自提供、抄錄、公布檔案的；

（三）涂改、偽造檔案的；

（四）擅自出賣(mài)、贈(zèng)送、交換檔案的；

（五）不按規(guī)定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據(jù)為己有的；

（六）其他違反檔案法律法規(guī)的行為。
第三十三條 凡此前學(xué)校印發(fā)的有關(guān)檔案工作管理辦法與本辦法不一致的，以本辦法為準(zhǔn)。

第三十四條 本辦法由學(xué)校檔案館負(fù)責(zé)解釋。

第三十五條 本辦法自印發(fā)之日起施行，原《合肥學(xué)院檔案管理辦法》（院政辦〔2004〕14號(hào)文）同時(shí)廢止。

合肥大學(xué)

2022年7月7日